Whistleblowing

1. Úvod

Tento interní předpis stanoví podmínky a postup pro přijímání oznámení, vyřizování a prošetřování oznámení a způsob nakládání a uchovávání získaných informací od zaměstnanců společnosti

BÍTEŠSKÁ DOPRAVNÍ SPOLEČNOST, spol. s r.o., IČ: 46962816, se sídlem Vlkovská 334, 595 01 Velká Bíteš, zapsána v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, sp. zn. C 6471,

a nebo společnosti BDS-BUS, s.r.o., IČ: 253 02 078, se sídlem Vlkovská 334, 595 01 Velká Bíteš, zapsána v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, sp. zn. C 23636,

a nebo společnosti NTC, s.r.o., IČ: 469 05 138, se sídlem Bantice 72, 671 61 Bantice, zapsána v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn.: C 6158 (dále jen „Společnost“).

Stanovené podmínky jsou v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, v platném znění (dále jen „zákon“), vycházející zejména pak ze směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie.

Účelem tohoto interního předpisu je zajistit ochranu oznamovatelům, kteří v dobré víře upozorní na jednání, o kterém se domnívají, že je v rozporu s právními předpisy a zavedení vnitřního oznamovacího systému ve Společnosti.

2. Obecná ustanovení

Přijímání oznámení, způsob vyřizování oznámení a způsob nakládání s informacemi bude realizováno výlučně v souladu s právními předpisy, a to s důrazem na důvěrnost a ochranu oznamovatelů a společně chráněných osob.

Společnost tímto sděluje, že výkonem činnosti ve smyslu příslušných ustanovení zákona o ochraně oznamovatelů a tohoto interního předpisu byla pověřena:

JUDr. Marta Jochová

tel.: +420 606 747 158

e-mail: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.

adresa: Vlkovská 334, 595 01 Velká Bíteš

Veškeré formy odvetných opatření proti oznamovatelům a dalším společně chráněným osobám jsou zakázány. Ochrana proti odvetným opatřením oznamovateli náleží i v případě, že pro podání oznámení využije externí oznamovací kanál zřízený podle platných právních předpisů.

3. Základní pojmy

Pro účely tohoto vnitřního předpisu mají dále uvedené pojmy tento význam:

• oznámení - se rozumí oznámení fyzické osoby učiněné v dobré víře a obsahující informace o možném protiprávním jednání, o kterém se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s činností pro Společnost. Oznámení musí být dostatečně podrobné a zdokumentované a musí, pokud možno, obsahovat alespoň jméno a pracovní pozici oznamovatele, případně jiné údaje umožňující jeho identifikaci, podrobný popis protiprávního jednání a jak se o něm oznamovatel dozvěděl, datum a místo protiprávního jednání, jména a pracovní pozice osob zapojených do protiprávního jednání či informace, které umožní jejich identifikaci, jména dalších osob, které mohou dosvědčit pravdivost nahlášených faktů, pokud takové osoby existují, jakékoli další informace včetně dokumentů, které mohou pomoci ověřit oznámené skutečnosti.
• protiprávní jednání - jednání, které nese znaky trestného činu nebo přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100.000 Kč nebo jednání, které porušuje jiný právní předpisy nebo předpisy Evropské unie zejména v oblasti finančních institucí, finančních služeb, finančních produktů a finančních trhů, daně z příjmů právnických osob, legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích apod. (dále viz § 2 odst. 1 zákona).
• ochrana - všechny přiměřené kroky Společnosti k zajištění důvěrnosti totožnosti oznamovatele před odvetnými opatřeními a finančními ztrátami. Ochrana před odvetným opatřením nenáleží osobě, která učinila oznámení, aniž měla oprávněné důvody se domnívat, že se zakládá na pravdivých informacích.

• příslušná osoba - osoba určená Společností v článku 2 tohoto předpisu.
• oznamovatel - fyzická osoba, která v dobré víře podala oznámení o možném protiprávním jednání, o kterém se dozvěděla v souvislosti s výkonem činnosti pro Společnost.
• dobrá víra - přesvědčení oznamovatele, že obsah oznámení je pravdivý a že oznámení obsahuje informace o protiprávním jednání.

• odvetná opatření - jakékoliv jednání (včetně opomenutí) v souvislosti s prací nebo jinou relevantní činností, které bylo vyvoláno oznámením a které je přímo či nepřímo učiněno proti oznamovateli a dalším společně chráněným osobám a které je způsobilé způsobit jim újmu, a to zejména rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou, snížení mzdy nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku (dále viz § 4 zákona).
• ministerstvo - je Ministerstvo spravedlnosti České republiky, se sídlem Vyšehradská 427/16, 120 00 Praha 2, IČO: 000 25 429.

4. Oznámení a postup po podání oznámení

4.1. Způsob podávání a přijímání oznámení

Oznamovatel je oprávněn podat oznámení příslušné osobě prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému zřízeného Společností, a to ústně, písemně nebo na žádost oznamovatele i osobně. Vnitřní oznamovací systém je určen zejména pro zaměstnance Společnosti a pro ostatní osoby vykonávající relevantní činnost pro Společnost.

Ochrana oznamovatelů se nevztahuje na vědomě nepravdivá oznámení a na jednání, které má za cíl zneužít interní oznamovací systém v neprospěch Společnosti nebo jejích zaměstnanců.

Oznámení je oznamovatel povinen učinit v dobré víře. Vědomě nepravdivé oznámení je přestupkem, za nějž lze uložit pokutu až 50.000,- Kč (blíže viz § 23 zákona).

Oznamovatel je oprávněn podat oznámení rovněž prostřednictvím externího oznamovacího systému ministerstvu.

Oznamovatel, který podává oznámení, tak může učinit:

-          písemně, a to odesláním prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb na adresu pro doručování k rukám příslušné osoby, prostřednictvím elektronické komunikace (e-mail uveden v článku 2. tohoto předpisu), a

-          ústně – osobně příslušné osobě nebo telefonicky na telefonním čísle přístupném pouze příslušné osobě.

Společnost nepřijímá anonymní oznámení.

Společnost garantuje důvěrnost oznámení i informací, které obsahuje, stejně tak jako ochranu totožnosti oznamovatele. Plné znění oznámení a totožnost oznamovatele jsou známy pouze příslušné osobě. Při zapojení dalších osob do prošetřování oznámení postupuje příslušná osoba tak, aby nedošlo k narušení ochrany totožnosti oznamovatele a důvěrnosti oznámení.

O přijetí oznámení podle tohoto interního předpisu příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele do 7 dnů ode dne přijetí oznámení.

4.2. Vyřízení podaného oznámení, posouzení důvodnosti

Společnost postupuje s cílem prověřování přijatých oznámení a posouzení jejich důvodnosti, a v případě důvodného oznámení určení vhodných opatření pro nápravu protiprávního jednání.

Příslušná osoba po přijetí oznámení zjišťuje veškeré potřebné okolnosti a skutečnosti o oznamovaném protiprávním jednání a v souvislosti s tím je oprávněna požadovat relevantní dokumentaci a informace od zaměstnanců Společnosti, s výjimkou vyloučených informací z oznamování. Tyto osoby jsou povinny poskytnout příslušné osobě součinnost, s výjimkou poskytnutí vyloučených informací o oznamování a případů, kdy by došlo k porušení chráněné povinnosti mlčenlivosti. Při zjišťování výše zmíněných poznatků může příslušná osoba taktéž vstupovat do prostor a informačních systémů Společnosti. Příslušná osoba je povinna počínat si tak, aby zasahovala do práv prošetřovaných osob a subjektů jen v míře nezbytně nutné pro dosažení cíle prošetřování. O veškerých zjištěných poznatcích je příslušná osoba povinna zachovat mlčenlivost.

Příslušná osoba posoudí důvodnost oznámení a písemně vyrozumí oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.

Posouzení oznámení:

-          důvodné – příslušná osoba navrhne Společnosti opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu,

-          nedůvodné – příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a všech okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci, nebo

-          není oznámením podle zákona a bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.

4.3. Postup při důvodnosti oznámení

V případě shledání důvodnosti oznámení navrhne příslušná osoba Společnosti vhodná opatření k předejití či nápravě protiprávního stavu, která Společnost přijme, případně přijme jiná vhodná opatření. O přijetí nápravných opatření rozhoduje vedení Společnosti nejpozději do 60 dnů ode dne skončení prošetřování oznámení. Má-li se nápravné opatření vztahovat na člena vedení Společnosti, o přijetí nápravných opatření rozhodují ostatní členové vedení Společnosti.

O přijatých opatřeních Společnost neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která je zaznamená do evidence oznámení. Příslušná osoba o přijatých nápravních opatření současně písemně vyrozumí oznamovatele.

4.4. Pravidla pro poskytování údajů

Příslušná osoba není oprávněna poskytnout informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení, to platí i pro informace o totožnosti osoby uvedené v oznámení.

Informace o totožnosti oznamovatele a společně chráněných osob je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. O poskytnutí informací o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci je příslušná osoba povinna oznamovatele předem vyrozumět a uvést důvody pro poskytnutí informací. Oznamovatel má možnost se k poskytnutí informací o jeho totožnosti vyjádřit.

5. Evidence a uchovávání oznámení

V případě ústního oznámení je příslušná osoba povinna před učiněním oznámení poučit oznamovatele, že může být pořízena zvuková nahrávka (v případě souhlasu oznamovatele) nebo jeho přepis. Příslušná osoba dále poučí oznamovatele o jeho právu se ke zvukové nahrávce nebo přesnému přepisu vyjádřit, přičemž mu příslušná osoba musí umožnit vyjádření se k pořízené nahrávce či přepisu a k pořízené nahrávce či přepisu jej přiložit.

Příslušná osoba vede v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu:

-          datum přijetí,

-          identifikace oznamovatele,

-          shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li její totožnost známa, a

-          datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení a jejich výsledek.

Oznámení jsou ve výše uvedeném rozsahu evidována po dobu 5 let ode dne jejich přijetí, přičemž přístup do této evidence má pouze příslušná osoba.

Zpracování osobních údajů se řídí platnou právní úpravou, a to Nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46 ES, zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění.

6. Závěrečná ustanovení

Tento vnitřní předpis se vydává na dobu neurčitou a nabývá platnosti a účinnosti dne 10. 10. 2023.